外国人採用特集 | 日本企業の海外進出支援サイト ヤッパン号

昨今では、優秀な人材の確保が企業の戦略上不可欠であると広く認識されていますが、多くの企業は人材不足問題に直面しているのが現実。その解決策として注目を集めているのが外国からの人材登用です。 ホテルやコンビニなどのサービス業だけでなく、IT企業においても外国人エンジニアを採用する動きが活発です。 今回は、外国人材を採用するメリットや在留資格、就労ビザといった必要なステップまでを一挙に説明します。

社会的にはまだ日本人を雇用するという選択肢が未だに優勢となっていますが、そんな中で敢えて外国人を採用するメリットを紹介します。

∟労働力を確保できる
日本企業が外国人を採用する一番のメリットは、労働力を確保できるという点です。特に、日本国内における外国人の採用はまだ競合が少ないため、比較的優秀な労働者を容易に確保することができます。また、日本で仕事を探す外国人は日本に対する憧れを持っており高いモチベーションがある人が多いです。

∟グローバル化に対応できる
昨今、あらゆる業界でグローバル化が求められています。英語だけでなく、その他の外国語対応はもちろんのこと、諸外国の文化にも対応していく必要があります。海外出身の人材を採用すればグローバル対応が一気に前進します。

外国人の採用というと、日本人の採用と違って煩雑な手続きがあるのではないかと心配される方もいらっしゃるのではないでしょうか。もちろん労務・税務上の細かな違いはあるものの、実はやり方さえ把握すれば意外と簡単に採用を行うことができるのです。

一方で、文化や母語が違う外国人に長く定着し働いてもらうためには手続き面以外にも募集の掛け方や入社準備等の局面において多少の工夫が必要になります。こちらでは、手続面とその他の面の両方について、採用のフローに沿って説明していきます。

外国人材を採用するためにはまず募集をかける必要があります。採用を行うためにはまず募集をかける必要があります。募集の方法はいくつかありますが、募集方法によって採用できる人材の属性が異なるので目的に合った方法を選びましょう。

1. 日本の大学にコンタクトを取り留学中の外国人を採用する
日本文化に馴染みがあり、日本語が堪能な学生を採用することができます。大学に直接オファーを出すので、一定水準以上の人材を採用することができます。

2.公的機関からの紹介
「東京外国人雇用サービスセンター」などといった、いわゆるハローワークの外国版施設を利用する方法では。こういった地域ごとの公的機関とコンタクトを取ることで、日本で仕事を探している外国人を採用することができます。外国人留学生の他、すでに就労ビザを持って日本で働いており転職を希望する外国人とコンタクトを取ることができます。

3.新聞や雑誌に求人広告を出す
新聞の求人欄に広告を出す方法です。日系の新聞に広告を出せば日本在住で新聞を読む層にアプローチすることができます。他にも、「The Japan Times Job」や「Gaijin Pot」といった外国語雑誌のポータルサイトで求人をかけることができます。サイトはそれぞれ読者層が異なります。例えばJapan Times Jobはホワイトカラーに購読者が多いです。

4.SNSを活用する
インターネットの普及に伴いSNSを活用した求人活動もかなり一般的になってきました。特にFacebookやLinkedInはビジネスで用いる人も多いです。これらを活用すれば日本にいながら海外で仕事を探している人材にもアプローチすることができます。

5.海外の大学や職業斡旋所にコンタクトを取り日本で就労したい人材を探す
日本での就職を視野に入れている海外在住の外国人を採用するために手っ取り早いのが、現地の大学や職業斡旋所経由でアプローチする方法です。同じ日本から募集をかける競合が少なく、比較的優秀な人材を容易に得られる可能性が高いです。一方で、募集の掛け方のルールや採用フローは各国によって大きく異なるので、国ごとにリサーチし対応していく必要があります。

6.その他：国内外で人材の斡旋業を行っている企業経由で募集をかける方法
インターネットが普及したこともあり、求職者に直接呼びかけて採用を行う方法は先述のように沢山あります。しかし、やはり沢山の数の求職者に効率よくアプローチするとなるとまだ難易度は高く、限界があります。そこでおすすめなのが、国内外で人材の斡旋を行っている企業にアプローチし募集を行う方法です。その分コストはかかりますが、効率的な海外人材の採用を行うことができます。

∟ポイント
採用の条件や仕事の内容を細かくシビアにチェックする傾向にあります。採用する外国人にとって魅力的と映るような待遇や裁量ある仕事をオファーすることが優秀な人材を確保するための一番の近道です。国柄や性格にもよりますが、日本での採用において重視される「やりがい」などの曖昧なものはあまり重視されません。また、外国人を高待遇で採用することばかりに目を向けるのではなく、既存の社員の待遇と整合性が取れているかも注意しましょう。

∟どのようなことを行えば良いか
求人に応募した人の履歴書をチェックし良さそうな人材が見つかったら、いよいよ採用試験です。採用試験は会社側が求職者を見極める場であると同時に、求職者が会社を精査し、働く価値のある場所かを見極める機会でもあります。

会社の強みや就職することによるメリット、さらに就業条件についてもきちんと伝えられるように準備しておきましょう。また、日本に在留している求職者の中には違法就労をしようとしている人もいます。面接の際には履歴書の他に以下の書類を持参してもらい確認しましょう。

外国人登録証明書
パスポート
就労資格証明書
在留カード
日本語能力試験の結果等

在留カードに記載された期限を過ぎて滞在していないか、現在就労資格の区分と異なる仕事に就いていないか等は特に厳しくチェックしましょう。

∟ポイント
募集時や採用面接時には職務内容や待遇について包み隠さずありのままを伝えるようにしましょう。例えば、残業時間や休暇の取りやすさといったデメリットとなりそうな点についても採用前のタイミングではっきり伝えておくことが大切です。ミスマッチを無くしておくことで、長く働いてくれる人を採用することができます。

面接を経て採用を決定した後はいよいよ入社準備です。在留資格の確認やビザの取得が必要になります。

・まずは在留資格を確認する
日本在住の外国人を雇用する場合、ここで改めて面接の際に持参してもらった在留資格を再確認しましょう。在留資格は28種に区分されています。採用後に行う予定の職務内容と現在の在留資格の内容に相違がある場合、職務内容に合わせて資格を変更する必要があります。

海外在住の外国人を日本に呼び寄せて雇用する場合、新しく就労ビザを取得する必要があります。就労ビザを新規取得する場合、入社後の職務内容に合わせた区分のビザを取る必要がありますが、それぞれの区分には取得の際に職歴や学歴の要件があります。まずは採用する外国人の来歴を正確に把握しましょう。要件を満たさない場合、就労ビザの取得はできません。詳しい要件については入管法を参照してください。

・雇用契約書の取り交わし
採用を決定し、賃金などの労働条件について話し合った後は雇用契約を締結します。後に万が一トラブルが起きてしまった際にも契約書が有効な証明書となるので、必ず書面を取り交わしましょう。また、日本人の採用時と同様、外国人の雇用時にも雇用契約書や労働条件通知書等は書面で作成し渡す必要があります。

尚、就労ビザを持たない外国人労働者を雇用する場合であっても、採用が決定しビザを申請する前の段階で契約書の取り交わしを行う必要があります。なぜなら、ビザの申請には雇用契約書が必要になるのです。もちろんビザがおりず結局就業できないといったケースもあるので、雇用契約書は就業ビザが発行された場合のみ発効する旨を契約書に付記しておくと安心です。

・ 就労ビザの申請
もし在留資格の内容と入社後の業務内容が一致している場合、特に必要な手続きはありません。ただし、入国管理局で「転職就労資格証明書」の交付を受けておくと次回在留期間を更新する際の手続きがスムーズになる他、種々のリスクを低減することができるので強くお勧めします。この交付を受けなかった場合、更新のときに申請が不許可となりせっかく採用した外国人が帰国を余儀なくされるケースもあります。そうなると大切な労働力を失うばかりか、場合によっては雇用自体が違法だったとして入管法上の不法就労助長として処分を受けるリスクもあります。

現在の在留資格と必要な在留資格が異なる場合や、そもそも在留資格を持っていない場合(=現在海外に居住している場合)は、変更または新規取得の申請が必要になります。

在留資格を変更する場合の手続き
在留資格を変更するためには、在留資格の区分ごとに設けられた学歴や職歴の要件を満たすことが必要になります。

学歴で要件を満たす場合は、大学等の卒業証書(Diploma)のコピーで習得した学位や専攻科目を確認します。ただし大学によっては卒業証書に専攻科目が詳しく記載されていないケースもあるので、その場合卒業証明書とともに成績証明書を提出してもらい、専攻科目を確認しましょう。尚、入国管理局への申請時にはコピーの提出が認められています。

要件を職歴で満たす場合、前職の職場から発行される在籍証明書(Certificate of employment)を提示してもらうことで職種や経験期間を確認することができます。転職活動を行う際に予め取得している人も多いですが、持っていなかった場合は前勤務先に発行を依頼するように伝えましょう。尚、職歴により就労ビザを取得する場合は在籍証明書に加えて退職証明書も必要になるので、併せて依頼しましょう。

上記の要件に関する証明となる書類のほか、パスポート、申請書、雇用する会社の情報などの必要書類を揃えて入国管理局に申請を行います。必要な書類は会社の事業規模などによっても異なるので、必ず確認してください。

新たに在留資格を申請する場合

外国人労働者を受け入れる企業の人事担当者が申請取次行政書士等に業務委託し「在留資格認定証明書」の交付申請を行う形になります。尚、ケースにもよりますが、本手続きの完了には手続き開始から2週間〜3か月程度必要となるので留意しましょう。

在留資格認定証明書の交付を受けたら、原本を海外にいる採用予定者に送付します。受領した本人が証明書とパスポートを持って、日本大使館や領事館等(出身国以外でも可)に赴き、査証の証印を受けます。査証を受けた在留資格認定証明書を持って来日すると、空港で在留資格と期限を付与されることになります。

なお、在留資格認定証明書の有効期限は発行日から3か月です。この期間内に来日しないと失効し、また始めから在留資格認定証明の取得を始めることになります。採用予定者ともスケジュールを共有し、密に連絡を取りながら進めていきましょう。

∟ポイント
入社準備の段階で必要となる諸手続はハードルが高いように思われますが、慣れれば難しいものではありません。しかし、確実に手配を行うためにも、初めはわからない点について管轄の入国管理局の担当官に問い合わせたり、入国管理業務が専門の行政書士や弁護士にアドバイスを求めたりするのがおススメです。

採用までのプロセスや必要な手続はここまででお伝えした通りですが、外国人を会社に受け入れる際にはその他にも注意した方が良いポイントがあります。外国人にとって働きやすい職場をつくることで定着率も上がりますし仕事のパフォーマンスもアップするので、入念に準備しましょう。

∟社内の受け入れ環境を整える
外国人を採用したら、入社前に社内への周知を行いましょう。受け入れ先のチームとしては言葉が通じるのか、文化的にどのようなことに配慮すればいいのか不安に思っているケースも少なくありません。実際の受け入れ前に準備のための時間を設けるようにしましょう。

∟言語研修や文化研修の機会を設ける
日本語が公用語の会社・部署で日本語が不自由な外国人従業員を採用した場合、言語面でのサポートが必要です。研修の実施や語学学校の手配を行いましょう。また、日本語が堪能な外国人であっても、業種ごとの専門用語には馴染みが無いケースも。業界特有の用語やビジネス用語については特に綿密な研修が必要となります。また、言語以外にも日本のビジネス文化に関する知識が無いがために適切に振る舞えず馴染みにくくなってしまうケースもあります。日本におけるビジネスマナーや企業文化に触れるための研修も効果的です。

∟私生活面でも場合に応じてサポートを行う
特に就労をきっかけに来日する場合、住居や携帯電話の契約、光熱費の支払い、クレジットカードの契約などの生活上必要となる事項がうまく行えない場合があります。仕事上の内容に留まらず、困っていた際には綿密なサポートを行いましょう。外国籍の人向けに生活インフラを整えるためのサービスもあるので、利用を検討しても良いかもしれません。契約関係以外にも、住居におけるゴミ出しのルールなどで躓いてしまう外国人も多いです。コミュニケーションをしっかり取り、私生活面でも必要に応じてサポートするようにしましょう。

寮に入居させる場合は食事面などでの配慮も必要です。例えば宗教上や健康上の理由で寮の食事を食べられない人に対してはキッチン付きの借り上げ社宅を用意する等、個別の対応が必要となります。